以前Slackで、こんなメッセージを見かけました。
“I’m following up on my previous message to ensure it didn’t get lost in this thread.”
「前に送ったメッセージについて、スレッド内で埋もれていないか、
確認のためにフォローしています。」
この表現、とてもいいと思いませんか？
このメッセージには「前に送ったメッセージを見てほしい」という意図があります。
内容としては催促なのですが、相手を責めない姿勢が素晴らしいと思いました。
相手からなかなか返事がない場合
「見てもらえましたか」 「返事をください」といったメッセージを送りたくなりますが、
そうではなく 「スレッドの中で埋もれてしまったかもしれない」という流れになっているため、
受け取った側もストレスなく確認しようと思えます。
実際、 Slackやメールを利用していると、あっという間に話が流れてしまいますよね。
返信の上に誰かが別の返信を入れたり、
さらに通知が重なったり、気付いたときには最初の依頼がどこにあるのか、
判別できなくなりがちです。
このような場面で「自分のメッセージは、あなたが怠慢だと責めているのではないですよ」
という態度を伝えつつ、あくまでもスレッドの機能があまり良くないという理由で、
用件をちゃんと聞き直していた例です。
日本語で同じように表すなら
「念のため、前回のメッセージを再度上げます。
スレッド内で埋もれてしまっている可能性があるからです」
といった文章になるでしょうか。
この聞き方自体は、誰も傷つけない良いメッセージなのですが、
傍から見ていて「もしかすると、もともとの聞き方があまり良くなかったのでは」とも思いました。
Slack/Mailで物事を聞く場合、確認は一つだけ。
YesかNoで返事ができる内容にすると、すぐに回答できます。
返事を聞いてから、Yesであれば詳細を連絡する、
Noであれば理由を確認する、といった流れにするとスムーズです。
質問が3つあるようなメッセージの場合、すべて一緒に聞いてしまうと、
最初の質問にしか答えてもらえない……といった状況によく陥ります。
これは、人種・性別・国を問わずの印象です。
回答を確実に得たい場合は、
「質問は3つあります。3つ回答してください」と記して、
(1)xxxx ?
(2)xxxx ?
(3)xxxx ?
という形で、見落としにくいようにする、といった工夫が必要です。
返答が欲しい送信側だからこそ、読みやすく、返事がしやすい体裁にする、
といった労力が求められる気がします。
とはいえ、ここまでしても往々にして返事がこない、読んですらない、
といった状況がよくみられます。
私自身を振り返っても、割とよくあることです。
このような場面で、直接催促するのではなく、
少し逃げ道のある言葉で相手に声をかける表現は、仕事でかなり使えますし、
受け取った側もありがたいと思います。
なかなか返事が来ないメールやSlackを抱えている際に、ぜひ試してみてください。
