どのようなビジネスであっても、
何かを決める際にはかならず会議が行われます。
しかし
会議参加の心構えについては、
日本と海外で大きな差があります。
日本人はつい「会議に参加する=会議に出席する」と捉えてしまいがちです。
日本の会議は集団合意の証明であり、
出席することに意義があるからです。
ところが、
この考えは海外では通じません。
海外では「会議に出席する=会議に貢献する」というのが一般的な考え方です。
会議の参加者は発表するだけでなく、
議題へどのような質問・議論を持ち出せたのか。
十分な検討・検証ができたか、
という結果が求められます。
その一方で積極的に参加する、会議に寄与するのは、
英語圏の人であっても簡単ではありません。
Visibility をあげる、上手に質問するためには工夫が必要です。
- 会議の議題に合わせて、疑問や意見をまとめておく
- 会議が始まる前に目標やゴールを決めておく
- 無理に意見を言おうとしない
- 疑問に思ったことはその場で質問する
どれも当たり前のことですが、非常に有効な方法です。
もちろん私自身も実践しています。
ところが、これらの工夫は単純であるにもかかわらず、
日本人にはすんなり受け入れられません。
工夫する前に余計なことを考えてしまい、
討議・疑問・議論に至らないケースが非常に多いのです。
日本人にありがちな考え方の例を挙げてみましょう。
- 自分の質問のために、他の人の時間を使うのは申し訳ない。
- 理解できていないのは自分だけ。理解できている人の時間を止めてまで会議の場で聞くのはよくない
- 自分の意見・見解は異なるけれど、それは日本人的な考えかもしれない。海外相手に日本流の意見や疑問を会議の場で共有しても意味がない
- 疑問や質問は後で講演者・出席者へ個別に聞けばよい。他の人がいるから今は聞かないでおこう。
このように会議の進行を妨げないように、
他の人を自分の事情に巻き込まないように、
というのは日本人らしい気遣いです。
しかい海外ではもっと前向きに考えます。
- 自分の質問のために、他の人の時間を使うのは申し訳ない。
→自分が疑問に思うことは、他の人も疑問に思うかもしれない。
周りのためにも質問はするべきだ。疑問を共有する過程で多くの気づきにつながる。
それは良い会議への貢献である。 - 理解できていないのは自分だけ。
理解できている人の時間を止めてまで会議の場で聞くのはよくない
→理解していない人間が一人いるのだから、
他にも理解できていない、誤解している人がいるかもしれない。
この問題をクリアにするのは会議への貢献である。 - 自分の意見・見解は異なるけれど、それは日本人的な考えかもしれない。海外相手に日本流の意見や疑問を会議の場で共有しても意味がない
→日本流の意見かどうかは分からない。
もし自分の考えが会議に貢献しないのであれば、
講演者が「後で個別に回答します」と言うはず。
意見や気づきが貢献のきっかけになるかもしれないから発言するべき。 - 疑問や質問は後で講演者・出席者へ個別に聞けばよい。
他の人がいるから今は聞かないでおこう。
→講演者や出席者の貴重な時間を講演後に一人で使うのは自分勝手である。
他の人も同じ疑問を持っているかもしれないし、
会議中に聞いておけば内容を共有できる。
会議は質疑応答を通じて理解を深める時間でもある。
単独行動は会議の貢献にはつながらない。
最後のポイントは特に重要です。
質疑応答や意見交換をきっかけに議論することこそが会議のメリット。
これをしないで口をつぐんでしまっては、
会議に参加しなかった、存在していなかったのと変わりません。
会議には参加の義務があります。
義務を果たすためにも、
意見や疑問、質問があればおそれず手を上げて、会議へ貢献しましょう。