オンライン会議の開催時刻なのに、相手が接続していない。
このような時、日本人は黙って待ってしまいがちです。
私自身、海外メンバ含めて会議をすることが多いのですが、
時間になって相手が出てこないのに、
黙って待っているのは、私の知る限りでは日本人だけです。
「言ってくれればいいのに。」「お忙しいかと思いましたので」
いやいや、
そんな場合じゃないんです。
海外相手のビジネスでは、一切待たなくて構いません。
このような時、日本人は黙って待ってしまいがちです。
ですが、海外相手のビジネスでは、一切待たなくて構いません。
相手が遅れて参加するのはよくある話ですし、
自分が相手を待たせるケースも当然あります。
時間を無駄にしないためにも、
黙って待つのではなく、
メールやSNS、テキストメッセージを利用して、
相手へすぐ連絡を入れましょう。
- Is the call still on?
開催予定だった会議は変更なしで開催ですか？
- Are you coming to the call?
会議にはいらっしゃいますか？
- I’m in the zoom, but if you have any conflict, let me know.
私はもうZOOM会議にいます、もしご都合が悪いようならご連絡ください。
ビジネスパーソンの多くが、
分刻みのオンライン会議をこなしています。
前の会議が長引いていたり、急な用事が入ったり、
そんな事情を想定しながら、返事を待ちましょう。
すぐに返事が来ない場合は、一旦退室して構いません。
忙しいのはお互い様。
自分の方が遅れる場面も考えられます。
自分が遅れそうな時は、できるだけ早めに状況を伝えると好感を持たれます。
- My meeting is running late. I will ping you when it ends.
前のミーティングが長引いています。終わったらご連絡します。
- Will be late for 3 min.
3分遅れます。
そんな言葉で、現在の様子を伝えてください。
相手から遅れると連絡が入った場合は、
- No problem
お気になさらず。
- Take your time.
急がないでいいですよ。
- No rush. I will go and get myself a cup of coffee.
あわてなくて大丈夫ですよ。珈琲でも取りに行ってきます。
といった返信ができるとスマートです。
日本ではまず5分くらい待つ、
10分を過ぎても応答がなければ電話やメッセージを送る、
といったケースが多くみられますが、
海外相手の場合は、
できるだけ早めに相手の都合をたしかめて、次の行動を検討しましょう。
この事例は私自身の切実な感覚として思っていることです。
みなさん、
待っても礼儀正しいと思われることもなければ
待たないで確認しても失礼だと思われることもありません。
双方のためにも、待たずにコミュニケーション、してみましょう。