スケジュール調整で使える!「日程を合わせてくれてありがとう!」

ちょっとしたコツ

会議や打ち合わせの予定が、直前になって変更…

…そんな場面、よくありますよね。
日本でもよくみかける事例ですが、
海外相手の場合は、もっと変更の機会が多くなります。

日本人は、「会議の約束をした時間」に重要性や必要性を感じます。

そのため、他の予定が入った場合も、
会議に影響が出ないように、日程・スケジュールを調整して、
できる限り参加できるように工面します。

ところが、海外のビジネスマンは、どうやら同じようには捉えてくれないようです。

会議だと伝えていても、
ちょっと廊下で話す程度、通常の打ち合わせの延長上、そんな気持ちがあるようで、
変更の依頼がしょっちゅう入ります。

私も、はじめは日本の会議に慣れていたため、
毎回毎回のスケジュール変更になじめませんでした。
相手の都合を考えず、自分が忙しいからと、
かんたんに予定を変えてしまうなんて…
…と呆れていた時期もあります。

そんな中で、「とてもいいな」と感じたのが、日程変更へのお礼です。

予定を変えてもらって当たり前、ではなく、
こちらのスケジュール調整に対して、

「Thank you for your flexibility」
(日程を合わせてくれてありがとう)

この一言を添えてくれるだけで、「大丈夫、気にしないで」という気分になれると気付きました。
「Thank you for accommodating your time to re-arrange the meeting」
のように、長々と文章にしない点もスマートで好感が持てます。

「Thank you for your flexibility」
には、スマートさ以外にも、感心すべき点が他にもあります。

相手の方は意識していないと思うんですが、
“You” を主語にしてお礼を述べているんですね。

海外で注意・討議するときは、
対象者を主語にするのではなく、
問題を主体にして発言しようという指導があります。
You are wrongではなくてThat is wrongを選ぶような例です。

しかしお礼の場合は、
Thank you for re-arranging the timeではなく
Thank you for your flexibitiyにすることで
「会議の予定を合わせてくれたことだけ」に感謝するのではなく、
「相手の柔軟な態度に感謝する」という意味になります。

実際に聞き比べてみると分かるのですが、
「Thank you for your flexibility」
の方が、だんぜん感謝された気持ちになります。

スケジュール調整を相手へお願いするケースがあれば、
ぜひ相手へ使ってみてください。

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