ビジネスパーソンの多くが、仕事の連絡にメールを使っていると思います。
しかし、なかなか内容がまとまらず、
- 「Pick up a phone and talk!」（電話で話しなさい！）
- 「I can hop on a call」（電話でも話せるよ？）
という流れになるケースもありますよね。
この時、電話で話した方が良いと分かっていても、
英語での会話はハードルが高い……そう感じてしまいがちです。
- 「相手の都合が悪い時、電話をかけてしまったら」
- 「メールでうまくいかないのに、英会話で意思疎通なんて」
- 「声だけのやりとりでは、行き違いが起きてしまうかもしれない」
そんな風にいろいろ考えてしまい、さらに気が重くなってしまう方もいると思います。
とはいえ、
仕事の効率を考えると電話せざるをえない例が多々あります。
電話のハードルを下げたいなら、このように工夫してみましょう。
(1)メッセージを送付してから電話する
相手の都合が気になる場合は、メッセージアプリやSNSで
「今話せますか？」聞いてから電話しましょう。
返事を待つ間に心の準備ができるので、
こちらも落ち着いて話せます。
メッセージを送る際には、
- 「○○の件で電話したいのですが、今いいですか？」
など、内容を短く書いておくのがおすすめです。
事前に要件が分かっているため、スムーズに話を進められます。
(2)図や表、FAQ、内容などを箇条書きにしておく
電話では説明が難しそうなこと。
相手から質問がありそうなことは、説や答えを箇条書きでまとめておきましょう。
このひと手間で、どたん場で単語が出ない、どう表現していいのか分からない、という悩みを解決。
オンライン通話であれば、図や表を実際に見せながらの説明もできます。
慣れない英語での電話は、
- 「会話に気を取られ大切なことを伝え忘れていた……」
というトラブルが少なくありません。
このようなミスを防ぐためにも、
かならず伝えるべきことを箇条書きにして、一つひとつチェックしながら話を進めましょう。
(3)10分の会議開催通知を送る
稀ではありますが、
御礼や謝罪のためだけに10分程度お時間をいただくケースがあります。
たかが10分と思うかもしれませんが、
御礼や謝罪目的の10分は相手にとって貴重な時間。
その時間を無駄にしないためにも、謝罪・御礼の内容を明確にしておきましょう。
内容は開催通知を通じて、事前に相手へ伝えます。
御礼や謝罪の概要が把握されているので、前向きで有意義な10分間にできます。
(4)アイスブレークや御礼から始める
英会話の目的は、正しい英語を話すこと。
この意識が高いと電話会議まで、英会話に取り違えてしまいがちです。
しかし電話の目的は
「解決」もしくは「理解」です。
解決や理解へ導くためには、
英会話力ではなく相手との心地よい一体感が重要になります。
そこでおすすめなのが、相手と気持ちよく会話を進めるためのアイスブレークや御礼です。
一例ですが挨拶として習う「How are you?」
これは相手を思いやる言葉です。
この「How are you?」を入れるだけで、その後の会話がスムーズに運びます。
御礼や感謝の言葉をはじめに加えるのも良い方法です。
たった一言で、事務的な会話が人間的に変わります。
気の利いた話題から始めるのは難易度が高くなりますが、
日頃の感謝からなら気軽に取り入れられます。
その後の会話を上手に発展させるためにも、
日ごろの努力や気遣いへ御礼、感謝を述べてみましょう。