「メールを送ったのに返事が来ない」
またメールを送るのか、それとも電話で問い合わせるのか、途方に暮れてしまいがちです。
返事が来ない理由は、人によってさまざまです。
単純に忙しいだけかもしれませんし、
裏で話し合いが起きているのかもしれません。
うっかりして返信を忘れている場合もあるでしょう。
その他にも、重要度が低いと判断され、後回しになっている例もあります。
このような相手には、つい開きたくなるメールタイトルで送信しましょう。
受信者の33％がタイトルを見て、そのメールを開けるかどうか決めている、
という調査結果もあります。
非常に重要な意味を持つメールタイトル。
開封率を上げる仕掛けを施して、返信待ちのストレスを減らしましょう。
(1))相手にどうしても開けさせたい場合
絶対確実に開封率を上げたいなら、相手の名前をタイトルに入れましょう。
「Jessy! Please help!」
「Richard! Please approve」
このようなメールタイトルで送信すると、内容が気になり開封されやすくなります。
注意点としては、乱用すると効果が薄まること。
また複数の人間が目にするメッセージの場合は、
名前入りメールがあちこちを行き来してしまうため推奨できません。
使うなら1回のやりとりで連絡が終わる場合。
複数間のやりとりの場合は、その相手に送る時だけタイトルを変えるなど、
不快な気持ちを与えないように配慮しましょう。
(2)「じぶんごと」として訴える
「Help!」「 Urgent!」「 Immediate Action in need!」
こんな言葉で、送信相手にアピールしていませんか？
「助けて！」「緊急」「対応必須」
などの言葉は一見目立ちますが、
「一方的に言われても、自分にとっては緊急でもなんでもない」
そう思われてしまうケースが少なくありません。
このような場合は、
- 何が緊急なのか。
- なぜ自分が対応しなくてはいけないのか。
メールの内容が、相手にとっても「じぶんごと」であるとタイトルで伝えましょう。
- 「明日までにお返事がないと○○の納期が遅れます」
- 「今日中のご連絡で希望の手配ができます」
など、メールを開かないと自分にとって困ったことやデメリットがありそうだ。
そう感じるタイトルを選びましょう。
優先的に開封してもらえるだけでなく、速やかな対応が期待できます。
うまく言葉が見つからない場合は、以下の例文をアレンジしてみてください。
- 「Help!: Your reply in need by tomorrow」
- 「Urgent : 10 Million Deals at risk!」
- 「Immediate Action in need: Customer at risk」
このように具体的な状況を、分かりやすく伝えましょう。
(3)依頼内容をタイトルに短く書く
相手へ何かを依頼するメールの場合、内容をメールタイトルへ手短に書きましょう。
会議に参加して欲しい、
承認の返信メールが欲しい、
調査結果や途中経過を知らせて欲しい、など、
メールを開かなくても要望が分かるようにします。
ここで大切なのが、タイトルを短くするという点です。
詳細はメール内にありますので、タイトルは依頼内容が分かる最低限でOK。
- 「Invite to follow : discussion around budget」
- 「Please reply : Budget confirmation reply in need by tomorrow」
- 「Please reply : Updates in need」
この程度で問題ありません。
この手法のメリットはタイトルを短くする過程で、自分の要求が煮詰まる点にあります。
相手に何をして欲しいのか、明確な状態で本文を書けるのですっきりした文章に。
受け取った側も目的や内容を素早く理解でき、意思の疎通がスムーズになります。