海外企業で働くようになって待っていたのは、英語だらけの会議です。
はじめの頃は特に、
「本当に会議内容を理解できているのだろうか」
という部分で、とても悩みました。
誤解していないか、聞き間違いや聞き漏れはないか。
悩んだ末に出した結論が、
「それなら自分の理解を確認してもらおう！」
というアイデアです。
そこで、確認作業に最適だと思いついたのが、議事録のシェアです。
それからはどんなささいな会議でも、
会議の議事録メモを率先して取り、周囲へシェアしました。
するとそこには、想像以上に嬉しいメリットが待っていました。
理解が間違っていた時に、指摘してもらえる。
というだけでなく、自分以外の人間と理解が異なっていたケースで、
会議後しばらくたってから揉めてしまった例があったのですが、
- 「議事録には、こう書いてあります。あなたは確認しなかったのですか？」
と、事実をかざし、自分の立場も守れるシーンがありました。
議事録を通じて理解が深まり、
時には自分を守る盾にもなる。まさに良いことづくめです。
これから議事録を取る、という場合、会議メモの作り方で迷うかもしれません。
ですが、神経質になり過ぎない方が良いと思います。
私も最初は録音を取り、正確さを大切にしていたのですが、
日本語の会議でもこのような場面があります。
- ●驚くほど基本的なこと、意識や意見がすれ違う
- ●聞き間違い・理解し間違いが少なくなく、だからといって大きな問題になることはない
重要な部分を間違えてはいけませんが、
一言も逃さず完璧に、では疲れてしまいます。
だらだら書くのではなく、
要点をしっかり押さえた、分かりやすい議事録が良いと思います。
議事録を取っていると、このようなメリットもあります。
- 話の主導権を取りやすい
- 自分が重要としている部分に焦点を当てて、争点を整理できる
- 「こいつは理解している」と勝手に思われ、後々の信頼を勝ち取れる
これらのメリットは世界各国共通です。
会議中の発言が少なくても、議事録を取っていれば貢献度がアップ。
会議の理解度も上がり、時には感謝すらされます。
より有意義な議事録にしたいなら、以下の点に気を配ってみましょう。
- 自分が重要だと感じた点を記載
- 誰が何を「約束した」「仕事をアサインされた」など、宿題事項ははっきり書く
- スピードをもって会議後、即座に書いて配る（その日のうちが効果的）
- 間違っていても、周囲に修正してもらえればいいと考える
（ please feel free to add or updateと一言添えれば、間違っていても修正してもらえます）
自分の価値を高めるためにも、
理解を高めるためにも役立つ議事録。
ぜひ率先して議事録を書いて、周囲へシェアしてみてください。