皆さまの会社では普段、どのような形で社内会議を開かれていますか？
アメリカ本社から開催通知が来る。
時間はちょっと早いけど朝の9時。
サンフランシスコの16時だからお互い便利な時間だ。
会議では、先方から資料が出てきたので、コメントを出して、協業を合意。
こんな風にスムーズに行くのが理想ですが……現実は違いますよね。
夜中であっても、平気で開催通知が届く。
こちらが午前の時間に開催したら、
先方は夕方のため欠席された、帰途途中で上の空だった、
というケースが後を絶ちません。
それだけでなく、
- 「会議資料が出てこない」
- 「こちらが出した資料を見ていない」
- 「コメントを出しても、聞く気がない」
その結果、感想を言われるのみで、協力は取り付けられず
……という例もあります。
「会議を通して仕事を円滑に進めようとしているのに、何が間違っているんだろう？」
そう感じている方のために、
項目別に、気をつけるべきポイント、良い対応、避けるべき対応をまとめました。
問題解決するために、何から始めたら良いのかを、チェックしてみましょう。
「開催時間決定のポイント」
会議の開催時間は、定時前や夕食時など、集中してもらえない時間は避けましょう。
良い対応
- 相手国の始業時間前後の早い時間
- 相手が夜型の場合は、夕飯どきを避けた夜
- 午後希望の場合は、会議前後に他の会議がない時間
（ゆったりと時間が取れるタイミング、もしくは30分くらいでさっと切り上げる）
避けるべき対応
- 子供の送り迎えがある早朝
- 帰宅時間
（車からログインする場合、資料がみられません。音声対話のみで良い場合に限り可能） - 夜の会議を受けてくれる場合も夕飯の時間は避ける。アメリカの場合は18時前後
- 1時間の会議予定であっても、勝手にダブルブッキングする例が多数。一時間フルで必要な場合は、前後の予定もチェックの上開催
「会議資料を読んでもらうポイント」
携帯や音声だけの参加で資料がみられない、事前に読んでもらえない、というトラブルを事前に予防しましょう。
良い対応
- 事前にかならず資料をチェックしてもらいたい場合は、必ずフォローアップ。読まないで参加する人の方が多いため、忘れずに連絡
- 資料共有が必須の場合「Please log in from your PC. Documents will be shared in the meeting」などの文章を明記
避けるべき対応
- 通勤時間帯は運転中の可能性が高く、資料がみられません。相手時間の朝夕は避けます
「上手に時間を使うポイント」
30分以上の会議は、勝手に次の会議を入れられてしまうケースが多いです。
途中抜けされて困らないように、ポイントを押さえておきましょう。
良い対応
- 会議のはじめに予定時刻を案内。全員が最後まで入れることを確認する
- 重要ななことは最初の15分で完了する
- 決定者が途中抜けする場合は、誰に権限を移譲するかのか。移譲しない場合は、どうやって決定を仰ぐのか、その場でたしかめる
（例：引き続きの内容は〇〇さんへ説明。翌日までに決定・意見をもらいたい、など）
避けるべき対応
- こちらからの打診がない場合、途中退席の可能性が上がります。上位職務者がいる場合は、事前に何分間は必ずいて欲しい、という形で依頼しておくと効果的
「前向きに参加してもらうためのポイント」
会議資料を一生懸命作成したのに、思っていたような反応を得られない場合があります。
興味を持たせる対応、全体を巻き込む雰囲気作りで、前向きに参加してもらいましょう。
良い対応
- 詳細を省いて「メリット」や「目的」から話す
- 話し続けるのではなく、必要に応じた意見を求めながら進める
避けるべき対応
- 詳細をすべて説明すると飽きる、興味を失う原因に。
資料を活用しながら要点を伝えるのが効果的 - 問題点の羅列はネガティブな印象に。最終目標のポジティブトーンからスタート
「途中退席されないためのポイント」
せっかくの時間を無駄にしないために、話の途中で切られてしまう事態は避けたいもの。
進行側の工夫で、途中退席を防ぎましょう。
良い対応
- 会議開催前に、残り時間とカバーするべき項目を伝達
- 一つ決定するごとに、「後何分」で「あと何項目」なのかを共有
避けるべき対応
- 議題が多いとと興味を失われがち。重要な項目を冒頭に置いて、途中退席の際のダメージを軽減会議の時間、話の進め方など、少し気を利かせるだけでスムーズな社内会議になります。
「話を聞いてくれない……」
と、イライラしたり、落ち込んだりするのではなく、進行する側の工夫で有意義な会議へ導きましょう。
