英語でも日本語でも、簡潔な文章が書けると、相手に伝わりやすくなります。
顔がみえないメールの場合は特に、情報をシンプルにまとめましょう。
スピードが求められる時代だからこそ、忙しいビジネスマンは長文の英語を読む暇がありません。
多くの英文メールの中から、自分の想いを伝えるには、目的達成に特化した文章が必要です。
今回は、日々多数の英文メールを受け取る私の経験から、
シンプルで整理された文章になる5つのコツをご紹介いたします！
（１）タイトルにゴールを入れる
メールのタイトルには、相手に要求したいゴールを明記しましょう。
「Emergency! Urgent! Please help」
というタイトルのメールをよく見かけますが、
これでは至急であることしか伝わりません。
実はこの手のメールは逆効果です。
面倒そうだからと、逆に後回しにされる可能性もあります。
メールのタイトルには、
- 「ミーティング日時のご相談」
- 「〇月分の作業依頼の件」
- 「○○の不具合について」
など、一目見ただけで何が求められているのか、分かる言葉を選びましょう。
（２）最初の一行で背景を伝える
メールの一行目で、自分の状況を相手へ伝えていませんか？
「○○の依頼をした結果、相手側からの納品が遅れており、
私どもでも対策を講じたのですが、現在は……」
このような自己紹介的な文章は、一切必要ありません。
何が起きたのか、ではなく、
何をして欲しいのかを先に明確化すると、一瞬で事情を理解してもらえます。
一行目は、
- この案件は今期必注のため支援が必要です
- 顧客が怒っているため早急な解決をお願いします
- 社長から依頼されている緊急案件です
など、相手がこのメールをなぜ読むべきか、
なぜ依頼対応するべきなのか、背景を書くスペースにしましょう。
問題が起きた背景や顧客状況、市場状態の説明は、後からで大丈夫です。
また、そのような場合には
文章作成時に、「私は(I)」「私たちは(we)」からはじめないこと！
ここを意識すると、文章が大きく変わりますのでお試しください。
（３）要求は簡潔に、できれば箇条書きで記載する
タイトルでメールのゴールを、一行目で背景を伝えたら、
二行目で要求を届けましょう。
ここでも要求を短く、分かりやすく伝えるのがポイントです。
私は日ごろから”Call to action” 実際に何をしてほしいのか、という部分に焦点を当てています。
先ほどの例の場合
- この案件は今期必注のため支援が必要です
→相手へ直接頼んでもらえませんか？ - 顧客が怒っているため早急な解決をお願いします
→顧客のところへ足を運んでください - 社長から依頼されている緊急案件です
→主体となってプロジェクトを進行して欲しい
二行目でここまで内容を伝えられれば、
あとは相手がYesかNoかを考え、返信するだけです。
依頼事項が複数ある場合は箇条書きにして、
分かりやすいように番号を振っておきましょう。
作業内容が何件・何ステップあるのか一目で伝わるため、返信しやすくなります。
（４）かならずお礼を入れる
メールを送る際は、かならずお礼をセットにしてください。
相手のミスでトラブルが起きているような場合、
ついイライラしてしまったり、焦ったりしてしまいますが、
このような場合もお礼の気持ちを忘れないようにしましょう。
メールは音声やニュアンスを持たない伝達手段です。
そのため、ちょっとした読み間違いで、受け取り方が変わるケースが少なくありません。
用件のみの無味乾燥なメールも、お礼を入れるだけでやさしい印象になります。
感謝の姿勢があれば、怒ってメールをしているのでは？
という勘違いも防げます。
お礼の文章も、シンプルで簡潔な言葉を選ぶのがおすすめです。
読んでくれてありがとう、
いつもサポートしてくれてありがとうなど、
一瞬で感謝が伝わる言葉を入れておきましょう。
（５）詳細は備考として文末に
トラブルが起きた時、誰かに何かを頼みたい時、
日本人はつい経緯を細かく書いてしまいがちです。
ですが、この方法は海外では好まれません。
メールの目的や依頼したいことを伝えた後に、
知っておいた方が良い内容があれば、備考として文末に詳細を記しましょう。
詳細の中でも、どうしても伝えたい情報がある場合は、文中へ最低限の文章量で伝えます。
・まとめ
メール送付の目的を達成するために、どの情報が必要不可欠か？
ここを考えながら、余計な部分をそぎ落としていくとすっきりした文章にできます。
相手から確実に返事を受け取るためにも、
送る前に一度見直して、余計な情報が入っていないか、
お礼が抜けていないかたしかめておきましょう。