【日本の常識は非常識！？ 海外相手のスケジュール調整法】
会議を実施するにあたっての、スケジュール調整。
予定が詰まっていればいるほど、ストレスが溜まるものです。
スケジュール調整をする際、
- ①先に先方の都合をお伺いし、候補の日時を３つくらい頂戴する
- ②こちら側で調整して、正式に日時決定、先方へご連絡する
という流れが普通だと思いがちです。
ですがこの方法、実は日本だけの常識なんです。
よくあるスケジュール調整法に見えますが、
その裏側には日本人ならではの暗黙の了解、想定が共有されている、
私たちだからできる芸当です。
海外相手の場合、
- 候補をくれない人
- 候補を出した後で、なんどもリスケする人
- 候補を出した後でスケジュール変更、予定を却下する人
- 候補通りに調整したはずなのに、車からの会議参加で、資料共有や画面共有、発言ができない人
など、数え上げればきりがないくらい、
期待ハズレの行動を目にしてきました。
一体、なぜこのような事態に陥ってしまうのか。
その理由は、
- 「会議のために、時間を取らなければいけない」
- 「会議を実施するために、守らなければいけない約束をしている」
という日本人が考える当たり前の前提を
まるっきり持ち合わせていないところにあります。
ひどい場合は、
- 「会議」＝しかるべき体制と対応でのぞみ、なんらかの討議をする
という意識すら持っていない人を、海外では結構見かけます。
こちらが会議のために、時間をかけて資料や準備をしているのに、
- 「ちゃちゃっと話せばいいじゃん！」
といった軽い気持ちで参加する人も少なくありません。
このような場面に出会う度に、
日本人は会議をある意味「儀式」だと思っているなあ、
この気持ちは海外では通じないなあ、と思い知らされます。
とはいえ、海外の人へ、日本の常識を押しつける訳にはいきません。
どちらが良いかではなく、考え方が違う、
という点を前提に、スケジュール調整へ望みましょう。
期待通りの成果につなげるなら、
日本人の常識や思い込みは捨てて、こちらの要求を明確にしてください。
- 「討議事項を事前に読め」
- 「複数参加者がいるから、予定は絶対に動かすな」
- 「プレゼンをするから、パソコン画面を見られるようにしておけ」
など、時には強い言葉で言わなければ、伝わらない場面もあります。
こちらからの期待値は事前に伝えて、想定外の会議にならないように導きましょう。
