ビジネスをしていて、メールでなんらかの依頼をする時、
相手から返事がなく困るケースがよくあります。
日本人は比較的、早めに返信する傾向にありますが、
それでも待たされる場面、ありますよね。
これが海外相手になると、さらにメールの返事が遅くなりがちです。
日本では、メッセージを送信してから1日程度で、
「お返事遅くなり、申し訳ありません」
そんな謝罪の言葉を入れて、返信するのが当たり前。
ですが海外相手では、3日待っても、１週間待っても返事がこないケースが日常茶飯事。
ちゃんと届いているのか、読んでもらえたのか、気になって催促した私に、
「まだ、メールを貰ったばかりじゃん」
「今週は忙しかったから」
そんな返事が返ってくるケースもあります。
こうなると、
「催促しすぎて、怒らせてしまったかも」
「忙しい中、催促して失礼だったかしら」
送った側のこちらが、こんな心配をする場面も……。
でも、この気遣い、実は不要です。
いろいろな言い訳が返ってきますが、
メールの返事が来ない本当の理由は、ただ読むのが面倒だから。
日本の場合、メールの内容に不明な点があれば、
「ここの意味が分かりません」と問い合わせるのが普通のリアクションです。
しかし海外では、
「読んだけれどよく分からないから、催促があるまで放っておこう」
「催促があれば、重要なメールだということだから、そのとき返事をしよう」
そんな対応が多くみられます。
だからこそ、必要な場合の催促は、遠慮なくどんどんしてください。
催促からようやくスタート、という例が多いと、覚えておきましょう。
ただ、できれば催促せずに、すぐに返事を貰いたい、というのが本音です。
そんな時は、今から紹介する3つのコツを取り入れてみてください。
（１）要求を真っ先に書く。
相手への要求を、メールの3行目まで、「手短に」書くと、メールの目的がすぐ伝わります。挨拶に行数を使うのではなく、
- 「処理の承認を依頼している」
- 「報告書の提出を依頼している」
- 「添付フォーマットのアップデートを要求している」
など、こちらの要求が最初に目に飛び込むように、メールを作成してみてください。
（２）要求に動詞を使う
返事を速やかに貰うなら、3行目までの要求を書くときに、
- 「Please approve」
- 「Please update」
- 「 Please upload」
など、相手が何をすれば良いのか、「動詞」で明確に記載しましょう。
ていねいな言葉でお願いするのは、後からでOK。
まずは短い文章で、してほしい要求を綴りましょう。
（３）期日を書く
メッセージの内容に、回答を希望する期日を書いておくと、期日内の返信につながります。
つい忘れがちですが、自分の作業を速やかに進めるためにも、
催促を避けるためにも、期日を明確にしておいてください。
期日がない＝いつでもいい、と思われ、後回しにされてしまう例が多くみられます。
そのまま、忘れられてしまう恐れもあるため、記載する癖をつけておきましょう
この他にも、メールの返信を受け取るコツが色々ありますが、
まずこの3つを実践してみてください。
これだけで充分、対応率がアップするはずです。
