日本人の方が海外の上司に対して成果の報告をする際に気をつけてほしいことが3つあります。
- ①毎週必ず定例を持つこと
- ②定例の前に議題を送付し、定例後結果をまとめ共有すること
- ③定期的に資料を出すこと
①毎週必ず定例を持つこと
現地で状況を把握できるわけではないので、定期的に話す場を設けるのはとても大切なことです。
近くで頑張っている姿を目の当たりにできるのとできないのでは、貢献度、信頼度の得方が大きく変わってきます。毎週コミュニケーションをしていることで、最低限のリレーション構築と信頼がそれだけで蓄積できます。話すことがないから、いつも同じだから、そんな理由はありえません。話すことを作り、自ら成果や相談をどんどんだして上司との繋がりを強めましょう。
②定例の前に議題を送付し、定例後結果をまとめ共有すること
毎週定例を持つにあたりもう一つ大事なのが事前に連絡することです。貢献度、信頼度を獲得するためにも、定例の事前、事後に議題の送付、結果をまとめて送付してアピールします。何を話して、どう会話したのか、自分の存在を含め、認識してもらうことができます。この議事録・事前連絡のメールが積み重なることで物理的に自分の存在を示すことが可能です。
③定期的に資料を出すこと
最も大切なのは、資料を定期的に出すことです。
そのままプレゼン、転送できるようにつくられた資料を作り、定期的に添付しましょう。
私の場合は、自分と自分のチームの行動や成果をまとめ、毎期上司と共有しています。こうすることによって自分という存在をアピールすることができます。
ポイントは、出した資料をそのまま転送、プレゼンに使用できるようにすることです。
上司は上司で、同じように自分の成果を報告する必要があります。そのために上司自身も、自分のチームの成果をまとめる必要があります。そのため、そのままプレゼンできるような資料を出し、視覚的に貢献度を明確にする部下は重宝されます。上司の手間を省き、手柄を作ることにも貢献できるからです。
自分とチームの行動や成果の報告がてら、上司の信頼を獲得できるのであれば、安いものだと思いませんか？
上司がどうやって自分のチームやチームの成果を実現できたのか？それをプレゼンできることに意義があります。他社やさらなる上司から状況を問われ、それをさっと転送できるような資料をまとめておくことに意味があるのです。
自分の成果を横取りされたような気がすると感じる人もいるかもしれません。ですが、本当にその上司の成果なのか、あなたの成果なのかは誰から見ても一目瞭然です。
部下が最大限成果を出せるように環境を整え、守り、バックアップする立場にある上司は、あなたの成果＝上司の成果となるためです。
中には、まるで自分がやったかのように差し替えして、悪用する上司もいるかもしれません。
ですが、そういった上司はあなたなしでは仕事が立ち行かないということでもあります。
あなたの地位は確立され、他社から見ても有能なのは誰なのかが一目瞭然です。
報告せずに、上司に成果を与えないことはなんの得にもならないのです。
たまに、無能な上司を横目に自分の成績をあげると、何もしない上司の評価があがってしまうと悩む方がいます。無能な上司の存在は、自分の成果が正当に評価されないだけではなく、妨げになることもあります。しかし、このような場合であっても報告しないことは得策ではありません。
あなたが「報連相を怠っている」と思われてしまうのは、本望ではありませんよね？成果を盗むような上司であれば、同じ報告を第三者にも共有すれば良いだけです。あなたの実績は、あなたのものであり、無能な上司のものではないというのを証明すれば良いのです。上司に報告しないというのは、部下としての評価を下げ、不利益になることしかありません。
何もしない上司の評価をあげないためには、上司の上司や他部署の上司などにも成果を報告し、実績を送付することで、知ってもらうのが一番です。
実績を報告として発信するその発信力を存分に使うことが大切なのですね。