海外の人相手に、急な依頼をしたい時。
「急ぎで申し訳ないですが……」
「急な連絡になったのには理由があり……」
こんな風に、長々と文章を作っていませんか？
このような長文は、日本人相手であれば、細やかな配慮と言えます。
しかし、海外相手のコミュニケーションには、向かない方法です。
では、どうすれば良いのか。
正解は、以下例文のような、シンプルな文章です。
Hi Leaders!
We need the below information for nominations completed by the end of this week. Sorry for the fire drill.
If there are no inputs from you, we will assume they are okay to target the account.
訳
リーダー各位
急な連絡失礼します。
今週末までに下記、ノミネーション情報の記載を完了願います。
入力がない場合、ターゲット設定して良いものと解釈します。
日本語だったら、もう少しお詫びや背景などを書き足さないと、失礼になります。
ですが、急な連絡を行う＝急いでいるのですから、余計なことは不要。
できるだけ早く簡潔に、要点である「要件」「期日」「未対応の場合に起きうること」を書いて知らせましょう。
このような文章を選ぶと、急務であることが伝わるため、素早い対応が期待できます。
説明ばかりの文章は、自分の時間も相手の時間も、無駄にするだけです。
必要な情報をいかに素早く提供できるか、ここにポイントをおきましょう。
どうしても、失礼で申し訳ない、という気持ちが消えないのであれば、返信のタイミングで、丁寧な言葉を加えましょう。
もしくは、短い文章で要件を伝えた後、下部へ文章を付け足す形で背景を書いておけば、必要に応じて目を通してもらえます。