怒っているメール 社内ITチームとのやり取り 

例文・トピックス

海外相手に仕事をしていると、
   「IT部門とシステムの問題修復の依頼をする」
   「IT関連の打ち合わせがある」
という場面が少なくありません。

特に、社内ITチームとのやりとりは、ただでさえ分かりづらい情報機器の問題。
ネットワークや設定など、意思の疎通が難しく、英語のメールで進めるのは困難です。
実際にやりとりしてもて、メール3往復しても解決しない場合。
電話でオンラインなど、リアルタイムで進める方が遥かに効率的です。

積極的に、
     「メールでは埒が明かないからリモートでやってくれない?」
という依頼をするべきですし、こちらからお願いしてもまったく問題がない事例です。
事実、メールでは会話が成立しなくて、イライラ……。
そんな様子も、多く目にしてきました。

次に紹介するのは、同じように怒りの感情を抱えた、シンガポールの社員のメール例です。
リモート作業をITチームへ提案しているのですが、この中身が強烈!
日本人が同じトーンでやりとりするのが得策かどうかは別にして、
人の怒ったメールを読む機会は滅多なく、勉強になりました。

「I also already tried the solution to access the file from the VPN network. It does not work. The time spend troubleshooting this is just too much. I am not a technical guy. I am a business guy. Appreciate someone can perform a remote access and help resolve this soon. Too much valuable man-hour is wasted on non business objective. It is more costly for me to keep trying it. Thanks.」

VPN経由でファイルにアクセするという解決方法は既に試しました。それもうまくいきません。この件についてあまりに時間を費やしました。私は技術者ではありません。ビジネス側の社員です。どなたかリモートで支援を早急にお願いします。ビジネス目的以外のことに時間をあまりにも費やしました。これ以上私が自分で頑張りつづけるのはコストがかかりすぎます。ありがとうございます。

この文章は、怒っているメールの参考例として、学べる部分が多数あります。

怒っていることは伝えつつ、
以下2つのポイントを押さえている点に注目してみてください。

   ①あなたが悪い・私が悪いという問題ではなく、問題解決を急いで欲しい、
    という訴え方をしていること。

   ②解決策を試したけれど、上手くいかなかったので時間がもったいなかった、
    ということに焦点を当てていること。

つい、
「私の知識がなくて申し訳ないのですが」
といった言葉で、お詫びをしてしまったり、相手の対応を非難してしまったりしがちです。
ですが、この例のように、
     「時間がかかりすぎていてもったいない」
     「自分はテクニカルではないのでわからない」
という部分を強い口調で訴えるにとどめ、対応の良し悪しには触れないのが正解!
これなら、受け取った側の気分を害することなく、次のステップへ進めます。

  • 指摘するところは、強く指摘する。
  • 指摘するべきは問題のみ。
  • 「自分」や「相手」への批判へ持っていかない。

この3点を最低限のルールとして意識すると、
相手との関係を良好に保った上で、怒っている文面のメールを送信できます。

IT関連だけでなく、幅広く応用できるテクニックですので、ぜひ取り入れてみてください。