海外を相手に仕事をしていると、
「打ち合わせをしたいのに、候補日を確認しても、返事をしてくれない」
そう悩んでいる人を多く見かけます。
この原因は、そもそも候補日を出す、という習慣がないことにあります。
日本では空いている日を出し合い、予定を組むケースが多いのですが、海外ではもっと簡潔な方法が好まれます。
そこでよく使用されるのが、予定表です。
自分の予定がどうなっているのか、誰でも確認できる状態にしておけば、
「予定表を公開しているから、そこに入れておいて」
と伝えるだけで、相手が都合の良い日を設定してくれます。
また、そのように予定表が公開されている場合は、見てもらうために後悔している予定表なのですから、見ない方が失礼になります。
事前に確認して、インバイトを送付した上で、不都合がありましたら変更します、というアプローチが正解です。
メールで確認をするよりも予定表を参考にしてこちらで事前に確認して、予定を送付する方がかえって礼儀。
インバイトを見て不都合なければ承認するだけなので、相手の手間を数段減らすことができるからです。
このように、予定表はとても便利なツールなのですが、忙しい相手の場合、
予定表がいっぱいに詰まっていて、自分の都合と合わない場合もあります。
そんな時は、この便利フレーズで乗り切りましょう。
Thanks! Tuesday works well for me.
Your diary seems to be all booked out.
Is there any specific time that works best for you?
I could do after 5.00pm my time if it makes it easier for you?
訳
ありがとう。私は火曜日が都合が良いです。
あなたの予定は全部埋まっているようです
どこかご希望の時間はありますか？
あなたの都合が良いのであれば、私は5時以降でも構いません。
予定表がなく、メールで確認するしかない場合も、この提案の仕方がおすすめです。
「この時間が合わないようであれば、候補日を逆提案してください。
If this does not work, please suggest your preferred time」
という問い合わせ方法も可能ですが、これでは逆提案された日が、自分の都合に合わなかった場合、何度も予定を聞き直す必要があり、手間が増えてしまいます。
例文では、短い四行の中に、
「こちらは、火曜が空いていること」
「相手の予定が、全部埋まっていること」
「希望があれば、5時以降でもこちらは大丈夫なこと」
という情報が含まれるため、聞かれた側が回答しやすくなります。
火曜日、もしくは5時以降で空いている日を連絡してもらえるので、予定がスムーズに決まるでしょう。
「逆提案が通らない」
「予定がなかなか決まらない」
というトラブルを避けたいなら、例文のような短いながらも、必要な内容が詰まったメールを作成してください。