仕事における“早さと品質”は、相反するものとしてよく使われます。
いくら仕事が早くても、品質が悪ければ使えませんし、
どれだけ品質が良くても、機を逸していては意味がありません。
ではどうしたら良いのでしょうか？
早さと品質を両立させるコツは、タイミングを見計らった確認です。
今回は、私個人及びチームメンバーが実践している、3つの指標をご紹介いたします。
この指標を目安にしていれば、
ほとんどの場合で遅すぎたり、対応を間違えたりするトラブルを予防できます。
スピードとクオリティの問題で悩んでいる方は、ぜひ取り入れてみてください。
指標1：3回以上のメールのやり取り＝こちらからリアルタイムで接触
メールでの問い合わせや確認が3回以上続く場合。
3回目はメールだけではなく、電話やSNSで連絡を取り、直接会話しましょう
3回以上のメールのやり取りが起きている、と言うことは、
会話しなければ分からない齟齬や誤解の可能性が高まっている証拠。
それに気付かずメールを続けてしまった場合、
お互いにストレスを抱え、トラブルに発展する恐れもあります。
こちらの意図や考えを正確に伝えるためにも、
早急のミーティングや、電話やSNSを通じた簡単な会話を取り入れましょう。
指標2：2日以上相手が沈黙 ＝様子見のリマインダー
ビジネスマンは忙しい日もあれば、休日もあります。
そのため、すぐに連絡がこないケースが少なくありません。
ですが、「忙しいのだろう」と放置してしまうと、そのままになってしまう恐れがあります。
お休みかもしれないし、相手も忙しいかもしれないし、
そんな配慮は結果的に遅延を生じさせるだけです。
スピーディーに作業を進めるなら、
相手が2日以上沈黙した時点でのフォローがおすすめです。
無言で作業を進めている可能性もありますが、多くの場合は次の３つのケースのいずれかです。
- (a) 忘れられている、
- (b) 先方側で問題になっていて上司や他部署との検討・討議が裏で起きている
- (c)面倒臭いのでダンマリを決め込んでいる
（a)か(b)ならば、様子見のリマインダーで状況を確認してください。
(c)の場合も、リマインダーを入れなければ、引き続き放置されてしまうため、
2日を目安に連絡を入れましょう。
指標3：１週間以上の進捗のない状態＝エスカレーション
やりとりはあるけど、１週間以上膠着している、解決の糸口が見えない。
といった場合はメンバーをかえてエスカレーションをかけましょう。
どんなに関係者が頑張っていても、結果につながっていないのでは、不適切な状態と言えます。
仕事とは、“誰かが頑張ってなんとかするべきもの”ではないのです。
まずは、速やかにエスカレーションをかけて、
職位の高い人の判断や支援、異なる部署からの意見などを投入し、現状を打開ししょう。
重ね重ねになりますが、頑張る、粘るは美徳ではありません。
学校では、やり切ること、自分で頑張ることが誉められました。
ですが仕事では、個々のファインプレーは望まれません。
結果を出すために、チームの力をうまく使える方が、
煌びやかな個人プレーよりも重要なのです。
3つの指標、心当たる部分があったのではないでしょうか？
なんとなく、ではなく3日のメール、2日の沈黙、1週間の進捗なし、
といった明確な決まりを決めておくと、行動に移しやすくなります。
「どうしようか」
と悩んでいる間にも、時間はどんどん過ぎていきます。
時間が流れ、判断が遅れるほど、ビジネスへの影響が拡大。
取り返しのつかない事態になるケースもあります。
このような状況に陥らないためにも、その時々で行動するべき指標を定めておいてください。
指標に従った行動で、早さと品質がともなった成果につなげましょう。