海外では、立場が上の人ほど、メールの詳細を読まない傾向にあります。
- 「上の人に相談したい、依頼したい」
という内容に限って、複雑なものが多く、
背景や選択肢を説明しているうちに、メール文が長くなってしまいます。
その結果、
- 「読むのが面倒」
- 「要点がまとまらず、何が言いたいのか分からない」
という結論になり、返事が来ないまま、時間だけが過ぎてしまいます。
送ったメールに対して、速やかな返信を求めるなら、このように工夫してみてください。
（１）文章を短くする
文章は、極力短くするのが正解です。
- 「SVCの文章に全部する」
- 「That 構文や節を使わない」
- 「”I think”, “It looks like” などを入れない」（自分が思いを伝える文章に「〜と思う」という記載は不要）
- 「一文が二行を超えないようにする」
これだけで、メールの見た目をかなりすっきりできます。
（２）詳細は添付にする
メール文に書くのは、必要最低限の情報にしましょう。
- 「経緯」
- 「万が一の時の対応法」
- 「分かりにくい部分の説明」
これらは、聞かれてからの説明で構いません。
日本流のメールは、非常に丁寧で、追加の説明が必要ない文章が求められます。
しかし、海外では逆。
- 「これはどういう意味？」
そう聞かれてから、喜んで説明すればOKです。
不必要な情報は迷惑になるだけと心得て、情報はできるだけカット。
ポイントだけを伝えましょう。
（３）最初の三行以内に要点を
海外向けのメールは、最初の三行が重要です。
ここを見ただけで「YES」「NO」の回答ができるように、意識しましょう。
- 「自分は何を求められているのか」
最初の三行で分からないメールは、大体後回しにされます。
後回しにされた結果、二度と目に留めてもらえないケースも少なくありません。
- 「急に返事を求めて大丈夫かな？」
- 「説明を入れた方が良いのでは？」
と思うかもしれませんが、説明が必要な場合は、相手の方から質問が来ます。
- 「〇〇へのサポートは可能でしょうか？」
このように、まずは依頼内容をはっきり書きましょう。
この時点では、サポートの詳細は必要なく、大まかなスケジュールや内容のみで大丈夫です。
相手は内容をざっと見て、手伝えそうなら詳細を質問します。
最初からすべて詰め込むのではなく、届いた質問への返事を丁寧に行うと、好感度が上がります。
（４）章を分ける
読みやすい文章には、的確なパラグラフが必要です。
パラグラフは、文章のまとまりのことで、一つのまとまりに複数の情報が入っていると見づらくなります。
日本では、起承転結型の文章構成が求められますが、海外向けの場合は結→説明のみで構いません。
- 「〇〇について回答をお願いします」
と先にかき出し、次に依頼している理由などの説明を短く書く。
この2つ程度のパラグラフで大丈夫です。
（５）箇条書きを利用する
海外向けメールでは、箇条書きが好まれます。
文章にして回りくどく説明するのではなく、3点くらいに絞り込み、列挙してみましょう。
「打ち合わせへの同席をお願いできますか？」
- 日付
- 打ち合わせ相手
- 打ち合わせのかんたんな内容
たったこれだけでも、必要な内容が十分伝わります。
賢い上司なら、打ち合わせで自分がやるべき役割まで読み解いた上で、返事をくれるはずです。
（６）太字、アンダーライン、ハイライトを厳選して利用する
かならず伝えたい部分は、太字やアンダーライン、ハイライトを利用してみましょう。
一目で、重要な部分が分かり便利です。
文字の装飾は、やり過ぎると逆に見づらくなります。
1つのメールに1~2ヶ所程度に留め、使い過ぎないようにしましょう。
まとめ
目上の人にメールを読んでもらう、返信をもらう6つのコツをお伝えしました。
ぜんぶが難しい場合は、（１）～（３）だけでも良いので、心がけてみてください。
読みやすいメール文を作れるようになれば、返信率が上がります。