時差があったり、週末が挟まったり、
海外とのやりとりはさまざまな理由で滞りがちです。
連絡するべき内容があるにもかかわらず、
忘れ去られるケースも少なくありません。
この時、
「Per my last email （前回メールで書きましたが）」
という表現でメールを送ってしまうと、….ダメなんです
「I got this only on Friday (This email came in just a few hours ago)」
（土日『または休暇、ちょっとした時差』くらい取らせて欲しい）
といった回答につながり、
お互いの間に不要な角が立ってしまうでしょう。
そこで提案したいのが、次の4つの方法です。
「メールで書きましたが……」という表現をしたくない時に、
ぜひ活用してみてください。
事務的に対処する
気まずくなるのを避けるなら、
まずは事務的に対処しましょう。
取り急ぎ様子をうかがいたい時など、1回目のメールに最適です。
以下、例文です。
- Sending this email again just to make sure this stays on top of your email box.
- 受信箱で埋もれない様に、一番上に来る様にもう一度送付します。
- Just sending this as a kind nudge
- ちょっとリマインダです。
これらのメッセージをみて、やりとりを思い出してもらえる場合があります。
親切の手を差し伸べてみる
相手がメールの返信を忘れているのではなく、
あきらかに面倒くさがっている。
もしくは、何らかの事情で時間がかかっていそうな時は、
親切の手を差し伸べてみましょう。
メールを送付してから3日以上経過したら、
私はこのような言葉を使い、メッセージを送っています。
- Anything I can help with …?
- 何かご支援いたしましょうか？
- Is there anything I should add more information on…?
- 追加情報などは要りますか？
連絡を期に、サポートを頼まれる場合もあれば、
重い腰を上げて対応してもらえる場合もあります。
トラブルを避けるためにも、親切心を前面に出して、メールを作ってみましょう。
少し押してみる
返信に1週間以上かかっていたり、
こちらのフォローアップに返答をもらえなかったり、という場合は、
少し押してみる、こんな言葉を選んでみましょう。
- Where are we with ….?
- …の件どうなっていますか？
- Do you have any updates on ….?
- …の件アップデートありますか？
返事を促す少し強めの言葉を使って、相手からの反応を待ちましょう。
会議を設定する
3まで実行しても返事がもらえない場合、
会議を設定して、直接話す機会を作りましょう。
会議の参加が嫌なら対処しますし、
対処できない場合も、返事かアクションが起きるからです。
会議を設定してしまえば、
相手も滅多なことで無視できません。
具体的には、このような文章を送付してみてください。
- Just to make sure you have a chance to clarify if there are any issues, or I can get a quick update on where we are, a meeting invite is sent to you. Please let me know if it works or not. Thanks!
何か問題があってその説明をするまたは、何か進捗を共有できる様に、会議のご案内を先ほど送りました。もしも都合が悪かったらおっしゃってください。よろしくお願いいたします。
相手との関係を良好に保つために、
「メールで書きましたが……」
というトゲのある表現ではなく1～4のステップで、相手からの回答を促しましょう。