「メールをちゃんと読む」
当たり前のように思えますが、できていない人が案外たくさんいます。
- 「読まないで捨てる」
- 「読まないで貯めておく」
という人はどうしようもないのですが、
質問に対しての返信であるのに、内容がかみ合わないケースが少なくありません。
中身をちゃんと読んでいないため、
答えがずれてしまっているのです。
最初のうちは、
- 「私の表現や書き方が曖昧だったのかもしれない」
- 「もっと内容にこだわって、文章を作れば良かった」
そんな風に反省していました。
日本人同士のやりとりでも、当然すれ違いはあります。
ですが、海外とのやりとりは母国語ではない英語メール。
どうするべきか、悩んだ末に見つけ出した解決法は、
世界共通で使えるテクニックでした。
メールを読まない人は、世界中どこにでもいます。
そこではじめたのが、
相手が読んでいない最悪のケースを想定しながら、重要事項を伝える工夫です。
相手がネガティブに捉えたり、
勝手な解釈をする可能性があったりする文章は、特に注意が必要です。
やりとりで特に緊張する場面の一つに、
- 相手からの依頼に対して、一部分しか了承できない
- 問題がだいたい解決しているが、肝心の部分が解決していないので継続対応が必要
など、全面的にOK、一律NGではない、複雑なケースが挙げられます。
- 「一部ダメでした」
と表してしまうと、さらっとしか読まない人は「ダメだ」という内容だけが頭に入ってしまいます。
- 「だいたい大丈夫です」
という答えの場合は、だいたい大丈夫ならOKだ、と勝手に判断されてしまいます。
このようなトラブルを未然に防ぐためにも、
“英語メールでは結論が先”という鉄則を上手に使いましょう。
回りくどい表現は一切省き、
- 「こちらが欲しているアクション」
- 「残っている課題や問題」
ここを先に書いて、状況説明は後に回しましょう。
必要なアクションや課題がすっと分かり、要求が明確に伝わります。
要求を先に書いていても、内容を読まずに、
「全面的にOKではダメなの？」
という返信が来るケースが当然あります。
この場合も、要点の後に状況説明ができていれば、
「 先のメールで説明した通りダメなんです」
そう読み直すように誘導できます。
私はこのような表現を実際に使っています。
メールの返信でお悩みでしたら、ぜひ活用してみてください。
●Thanks for pointing that out.
Please refer to the original email I sent.
I have highlighted the part in yellow for your ease of reference.
以前送った元メールの黄色のハイライト部分をお読みください。
詳細はそこに記載いたしました。
●That is a great point!
But due to the background I explained in my original email down in the email thread below, highlighted in yellow, we can’t do that.
このメールのやりとりの大元、黄色のハイライト部分にある通り、
それはできないのです。
ところで、お気づきかと思いますが、これらのメッセージはすべて、
「その通り」I totally agree!
「よくぞ聞いてくれました」Thanks for asking that!
「そこに気が付かれるとはさすがです」That is a good point you are raising!
といったニュアンスの一言が、最初に入っています。
このワンアクションを入れるだけで、
「ちゃんとメールを読みましたか？」
といった批判的なイメージを和らげられます。
とはいえ、実際の場面では私もついツラツラと書いてしまい、
相手の誤解を招く場面がゼロではありません。
「相手はメールを読まない」
そう思って書かなければと、都度自分に言い聞かせています。