仕事をしていると、会議時間の調整で悩まされるケースが多々あります。
日本はもちろん、海外相手のビジネスでは、時間管理の考え方にお国柄が表れます。
違いを覚えておかないと思わぬトラブルになる可能性があるため、対応の仕方を覚えておきましょう。
たとえば日本人は、短時間の話し合いでも、
「ちょっと今よろしいでしょうか？」
と、相手の都合をたしかめてから、30分程度の会議時間をいただくのが一般的です。
ちょっとした用事のため、実際は5分～15分程度で終わるケースが多いのですが、
「会議時間をオーバーさせてはいけない」
「相手の都合に支障が出ないようにしたい」
という配慮から、少し長めの時間を設定するのが、日本人ならではの配慮です。
「ちょっとだけ」
と声をかけたのに、30分を超える会議や話し合いになってしまった場合、相手は、
「時間がかかるなら、事前に資料を送付してほしかった」
「前もって連絡の上、日程をすり合わせるべきでは？」
このような気持ちになります。
日本人は、ちょっとのお願いに応えるため、時間を作ろうとする気質があります。
だからこそ、短い会議の上限は30分であり、決して超えてはいけないのです。
ところが、海外に目を向けてみると、様子ががらりと変わります。
英語圏では、
「とりあえず声をかけて、話せるなら話せばいい」
「用事があるなら、用事があると言ってもらえればいい」
といったシンプルな考えが一般的です。
無理に時間を作ることはなく、予定が空いていれば話す。
空いていなければ別の機会にする、という習慣が当たり前。
日本人のように、スケジュールが厳しくても
気配りで30分の時間を空ける、といった行動はみられません。
英語圏で声をかけられたときに便利なのが、
- 「I have a hard stop at 5:00 o’clock.」 5時までしか空いてません。
- 「I have a hard stop in an hour.」 1時間しか空いてません。
という具体的な表現です。
声をかけられた時点では、どのくらい時間がかかる話なのか、確認できません。
場合によっては30分、1時間になるケースもあることから、
事前に終わりの時間を伝え、自分の予定を最優先します。
- 「5分も時間がない」
- 「15分なら話せる」
など、自分の予定を遠慮なく伝え、
短時間で話した後会議を再調整したり、別日に予定を組んだりするのが一般的です。
海外相手の場合は、やるべき仕事や用事を第一にしてOK！
会議を打診されたら、終了希望時刻を伝えるようにしましょう。
