「言った言わない」の水掛け論を防ぐ＜パート１＞

ビジネスをしていると、国内外問わず、

「指示されていない」
「その話は聞いてない」
「それは、私の仕事だったの？はっきり指示されてないのに」

そんな会話が多くきかれます。

「私は指示したはず」
「そんな話は言っていなかったはず」

どちらの立場にも立ったことがある人が、ほとんどではないでしょうか？

日本語でも水掛け論になるケースが多い「言った言わない」の問題ですが、
母国語でない英語を使って動く場合、より誤解やトラブルが発生しやすくなります。
私のチームにも、英語が母国語ではないメンバーが何人もいます。
このメンバーと、上手にコミュニケーションを築くために、
「誤解のない英語」で指示するように、指導しています。

英語の文法や論法的に合っているかどうかは一旦脇に置いて、
まずは正しく伝わる表現を心がけましょう。

【特定の相手に作業をお願いする場合】

特に気をつけたいのが、相手に作業をお願いするケースです。
だれが作業をするのか、主体者が分かる英語を使ってください。

一例ですが、

We need to create the document

といった言葉で伝えてしまうと、発言者が作業をするのかと、
勘違いされる恐れがあります。
丁寧に、Would you、Pleaseといった装飾も、
分かりづらくなるため不要です。

あなたがやるべき、と短い言葉ではっきり伝えましょう。

You create the document. （貴方が資料を作成してください）
You need to create the document　（貴方が資料作成する必要性があります）

この会話は、誰が進めるのか、という事実確認のため、
命令形に聞こえてしまっても、失礼ではありません。
強い言い回しが気になる場合は、以下の文章を使ってみましょう。

The quote creation has to be done by you.（見積もり作成は貴方にお願いします）
The creation of the quote needs to be done by you.（見積もり作成は貴方の方で実施してください）

このように受動態で表すと、日本人は気分が落ち着きやすいでしょう。

作業者を短く伝えた後で、

Thank you for your understanding（ご理解ありがとうございます）

といったフォローを入れるのも良い手段です。

【時間のニュアンスを伝える場合】

いつまでに終わらせるのか、時間のニュアンスを伝えるのも、簡単ではありません。

海外相手の場合、
日本人が当たり前に身につけている仕事の優先順位やスピード感、責任感、
といった概念が通用しません。

重要だと分かっていても、こちらから声をかけなければほったらかし。
「あら急いでいたの？」そんな拍子抜けする返事が日常茶飯事です。
英語圏で時間のニュアンスを伝えるなら、
時間や日程を明確に指示。
時差がある場合は、かならず事前に共有しておきましょう。

We expect you to complete the task by DD/MM　
（何月何日までに作業完了の予定でいます）
Need the reply by EOB Japan time, which is 5:00 in the morning Boston time
（日本時間の終業時、ボストン時間では朝5時までにお返事をください）

など、作業完了の見込み時間、返事が必要な時間を伝えてください。
こちらが簡単な作業だと思っていても、相手にとってはそうではない場合。
逆に、相手がすぐできると判断していても、
自分の案件で忙しくて即時対応は難しい、という場合もあります。

何かをお願いしたり、依頼されたりした場合は、