先週、
誤解やトラブルを防ぐ表現について書きました。
先週の【特定の相手に作業をお願いする場合】および【時間のニュアンスを伝える場合】に加えて、
「複数相手の場合」について記したいと思います。
【関係者が複数いる場合】
関係者が複数いる場合、
You/they/usなどの指示語を使ってしまうと、誰が対象なのか分かりません。
「誰が」「誰に」という部分を、はっきり明確にしましょう。
仕事への真剣度が違うのか、
海外相手のビジネスでは、うっかりさん・テキトーさんが多くみられます。
あいまいにしないために、使うべき表現をみてみましょう。
「NG例①」
- She will inform you about it, so please get it sent back to them.
このように指示語が「She」「you」「it」「it」「them」などのように続く場合、誤解が生まれがちです。
「正解例」
- Jenny will inform you about the test, so please get the email sent back to the marketing team.
複数の相手について言及する場合は、上の例のように、誰を指しているのか、はっきり言葉にしましょう。
「NG例②」
- The prior quote is wrong and the latter quote that amended the different quote is correct with a higher price than the Quotes.
この文章は、「前の」「他の」「後の」 を指すQuoteとQuoteが3種類ある上に、Quote が合計で4回出てくるため、何がどれを表しているのか分かりません。
「正解例」
- Quote 1 is wrong and the Quote 2 that amended the Quote 3 is correct. The Quote 2 is higher than the Quote 1 and Quote 3.
この場合は、上記のような形で数字を振ったり、
文章を短くしたりして関係を明確にして、伝わる文章にしましょう。
私は普段から、このような工夫で「言った言わない」問題を乗り切っています。
いろいろありますが、本当に大切なのは、仕事をちゃんと完遂すること。
「この伝え方は相手に失礼かもしれない……」
と悩んでごちゃごちゃ書くよりも、
「どうせ私は英語初心者なんだから」と割り切り、
ズバリ書いてしまった方が、上手くいきます。
事務的な内容、命令的な内容を書いた後で、もしくは別の機会に、
丁寧に心を込めてフォローしたり、失礼のないように対応したりすればOKです。